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Protogrid lebt und entwickelt sich täglich weiter. Dafür leben unsere innovativen Ingenieure und kreativen Grafiker, die hier ihre Geschichten, Anekdoten sowie nützliche Tipps und Tricks teilen.

Low-Code anstelle von Tabellen­kalkulationen steigert die Team-Produktivität um 20%

Fachkräfte verbringen bis zu 26 Stunden pro Woche mit Tabellen­kalkulationen, Vorlagen oder E-Mails. Davon entfallen 8 Stunden auf unproduktive oder repetitive Tätig­keiten. Dabei gäbe es längst effektivere Lösungen.

Dominik Rüttimann, Zürich
22.06.2024, 07.31 Uhr, 5 min
Der 20%-Produktivitätskiller, den die meisten Führungskräfte übersehen
Bild von katemangostar
auf Freepik
Tabellenkalkulationen entpuppen sich bei genauerem Hinsehen oft als Produktivitätsfalle.

Unverzichtbar als Schweizer Taschen­messer für Fach- und Führungskräfte

In vielen Unternehmen und Organisationen hat sich der Einsatz von Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc oder Apple Numbers für eine schier unendliche Palette von Anwendungsfällen etabliert. Es dient als nützliches Tool zur effizienten Erledigung vieler täglicher Arbeiten, wie z. B. für Planungen, Visualisierungen, Reporte, Was-wäre-wenn-Analysen, Budgetierungen, Prognosen etc. Die unmittelbaren Vorteile liegen auf der Hand:

  • Jeder Mitarbeiter ist mit Tabellenkalkulationen vertraut und kann ohne vorhergehende Einführung direkt damit arbeiten.
  • Eine Tabellenkalkulation ist auf jedem Arbeitsplatz standardmässig installiert.
  • Beliebige Daten können im Tabellenraster schnell strukturiert und geordnet werden.
  • Mittels Formeln, Formatierungen, Diagrammen und vielen weiteren Funktionalitäten lässt sich fast jeder Wunsch umsetzen, ohne extra einen Spezialisten hinzuziehen zu müssen.

Welche Kosten verursachen Tabellen­kalkulationen?

Aufgrund der grossen Bedeutung von Tabellenkalkulationen in weiten Teilen der Wirtschaft hat das weltweit führende IT-Marktbeobachtungsunternehmen IDC den Einsatz von Tabellenkalkulationen eingehend untersucht . Dabei wurde unter anderem festgestellt, dass Wissensarbeiter bis zu 26 Stunden pro Woche mit Tabellenkalkulationen verbringen. Davon werden 8 Stunden pro Woche mit repetitiven Arbeiten verbracht, z. B. beim Aktualisieren von Daten mittels Copy-and-Paste, Formatieren oder Sammeln und Zusammenführen von Datensätzen.

Die weit verbreitete Verwendung von Copy-and-Paste ist ein Hauptgrund für Ineffizienz und Verschwendung
IDC Advanced Spreadsheet
Users Survey
Medienbrüche sowie über mehrere Anwendungen verteilte Daten sind verantwortlich für die verminderte Produktivität von Wissensarbeitern.

Das bedeutet also, dass spezialisierte Wissensarbeiter rund 20 % ihrer Arbeitszeit mit trivialen "Fummeleien" verbringen. Angesichts des Fachkräftemangels sowie zunehmender Klagen über die administrative Belastung lässt dies aufhorchen. Gemäss IDC werden dadurch allein in den USA 1.3 Milliarden Arbeitsstunden verbracht bzw. 60 Milliarden Dollar aufgewendet.

Wie riskant ist der Einsatz von Tabellen­kalkulationen?

Mit wachsender Grösse und steigendem Alter einer Tabellenkalkulation sind weitere Risiken beziehungsweise versteckte Kosten zu berücksichtigen:

  • Sicherheitsrisiken aufgrund dem Fehlen einer soliden Rechtesteuerung: Welche Benutzer dürfen bestimmte Datensätze lesen, erstellen oder modifizieren? Welcher Benutzer hat wann und aus welchen Gründen einen gewissen Eintrag geändert?
    Fallbeispiel: Ein Boeing-Mitarbeiter hat 2017 seiner Frau eine interne Tabellenkalkulation als Formatvorlage weitergeleitet. Dies führte zu einem kritischen Datenleck, da die Tabellenkalkulation in "versteckten" Spalten sensitive Daten von ca. 36'000 Mitarbeitern enthielt .
  • Die Formeln und Strukturen von Tabellenkalkulationen sind oft nicht dokumentiert. Einzelne Power-User kümmern sich mit Herzblut um die Wartung ihrer Tabellenkalkulationen. Wenn jedoch diese Know-How-Träger das Team verlassen, werden die Tabellenkalkulationen häufig nur noch rudimentär gewartet. Mit deren Ablösung geht sodann wertvolles Prozess- und Erfahrungswissen verloren.
  • Das Potential von versteckten Fehlern, fehlerhaften Formeln oder inkonsistenten Daten steigt. Laut einer Studie der Universität Hawaii enthalten 94 % aller Tabellenkalkulationen Fehler .
    Fallbeispiel: Die englische Gesundheitsbehörde hat aufgrund einer Fehlbedienung in ihrer Tabellenkalkulation bei 15'841 Coronafällen mit verspätetem Contact-Tracing reagiert, was zwischen 1521 und 2049 zusätzliche Todesfälle zur Folge hatte .
Chaotische Tabellenkalkulation
Youtube Mit dem Alter steigt die Komplexität von Tabellenkalkulationen - die Übersichtlichkeit geht verloren und die Anfälligkeit für Fehler nimmt zu.

Mannigfaltige Risiken manifestieren sich tagtäglich in der realen Arbeitspraxis. Darum kümmert sich die "European Spreadsheet Risks Interest Group", die unter anderem eine interessante Liste von Havarien führt .

Sollte denn nicht heut­zutage mehr drinliegen?

Schon 1979 kam mit VisiCalc die erste Tabellenkalkulationssoftware auf den Markt (hierzu ein lesenswerter Artikel der Financial Times ) und trat ausgehend von den Buchhaltungsabteilungen einen Siegeszug um die Welt an. Seither hat sich an den Grundprinzipen der Arbeit mit Tabellenkalkulationen allerdings nicht mehr viel geändert.

Mehr als 40 Jahre später steht nun jedoch mit der Low-Code-Bewegung eine abermalige Revolution der Arbeitswelt an. Die Kernidee von Low-Code-Plattformen besteht darin, mittels moderner Webtechnologie die Programmierung von Fachanwendungen so stark zu vereinfachen und beschleunigen, dass kein Rückgriff auf Tabellenkalkulationen mehr notwendig ist. Da kaum mehr Code involviert ist - nomen est omen -, können engagierte Anwender als sogenannte "Citizen Developers" ihre Low-Code-Anwendungen selber pflegen.

Geschäftliche Anforderungen können auf Low-Code-Plattformen bis zu siebenmal schneller umgesetzt werden als mit herkömmlicher Programmierung und bis zu dreimal schneller als mittels Tabellenkalkulation . Bestehende Tabellenkalkulationen können mittlerweile sogar automatisch in eine Low-Code-Anwendung transformiert werden. Anschliessend stehen die Daten den hierzu berechtigten Anwendern sofort als moderne, performante Web-App im Browser und auf dem Smartphone zur Verfügung.

Screenshots Low-Code-Anwendung auf Desktop-Computer und Smartphones
Low-Code-Anwendungen laufen dank moderner Webtechnologien ohne vorgängige Installation sowohl auf Desktop-Computern als auch auf Tablets und Smartphones.

Eine moderne Low-Code-Plattform integriert Künstliche Intelligenz, Workflow- und BPM-Funktionalitäten sowie Robotic-Process-Automation. Sofort konfigurierbare Schnittstellen zu Umsystemen entlasten die Benutzer bei Routineaufgaben, beseitigen Medienbrüche und schaffen Copy-and-Paste-Aktionen ab. Den Führungskräften stellen sie eine übersichtliche Cockpit-Darstellung mit den wichtigsten Daten sowie Live-Charts zur Verfügung.

Low-Code-Anwendungen vereinen die Vorteile bewährter Standardsoftware mit denen von professioneller Individualsoftware:

  • Anders als bei Standardsoftware lässt sich eine Low-Code-Anwendung individuell auf die eigenen Bedürfnisse massschneidern. Auch spätere Anpassungen aufgrund geänderter Rahmenbedingungen sind einfach möglich.
  • Anders als bei Individualsoftware wird nicht auf der "grünen Wiese programmiert", da die Low-Code-Plattform eine Vielzahl ausgereifter Komponenten zur Verfügung stellt. Und weil sich eine neue Low-Code-Anwendung innert Tagen agil realisieren lässt, muss kein aufwendiges Entwicklungsprojekt mit diversen involvierten Parteien oder Investitionsanträgen aufgegleist werden.

Wie sieht die Einführung von Low-Code konkret aus?

Dies lässt sich am besten anhand eines kurzen Fallbeispieles illustrieren: Die für betriebliche Sozialarbeit zuständige Abteilung eines weltweit tätigen Industriekonzerns hat für Klientendaten, Falldokumentation, Aufgabenverwaltung, Leistungserfassung sowie Reporting rund zwei Dutzend Tabellenkalkulationen, Dokumente und Vorlagen im täglichen Einsatz. Daneben bedienen die Sozialarbeiterinnen mehrere SAP-Module sowie eine intern entwickelte Datenbank.

Über die Jahre hinweg nehmen die komplexer werdenden administrativen Tätigkeiten einen immer grösseren Anteil der Arbeitszeit in Anspruch, sodass es der Abteilungsleiterin schliesslich gelingt, einen Budgetposten über 30'000 Euro für eine dedizierte Softwarelösung zu reservieren. Schnell stellt sich heraus, dass auf dem Markt keine Standardsoftware existiert, welche die Bedürfnisse der Abteilung hinreichend abdeckt. Für eine Individualentwicklung ist das zur Verfügung stehende Budget wiederum zu klein. Aus diesem Grund entscheidet sich die Abteilung, auf die von ETH-Ingenieuren entwickelte Low-Code-Plattform Protogrid zu setzen.

Zwei Protogrid-Spezialisten führen mit den Führungskräften der betreffenden Abteilung einen ersten Low-Code-Workshop durch. Im gemeinsamen Gespräch werden die Anforderungen an die neue Lösung konsolidiert und priorisiert. Simultan wird am Beamer direkt eine erste Version der neuen App "Betriebliche Sozialarbeit" entwickelt. So können sich die künftigen Benutzerinnen sofort eine konkrete Vorstellung von der neuen App machen und auch direkt intervenieren.

Screenshot Lösung Sozialberatung
Alle Arbeitsprozesse der betrieblichen Sozialarbeit sind benutzerfreundlich in einer einzigen Low-Code-Anwendung abgedeckt.

Bereits am nächsten Tag wird die neue App in der Abteilung rege ausprobiert, sodass wertvolle Rückmeldungen gesammelt und weitergehende Ideen festgehalten werden können. Dies stellt die Basis dar für den Vertiefungsworkshop zwei Wochen später. Gemeinsam wird die App optimiert und um zusätzliche Funktionalitäten erweitert. Dieses Mal sind die Rollen jedoch vertauscht: Die engagierte Abteilungsleiterin legt selber Hand an und übernimmt die Weiterentwicklung der App. Die Protogrid-Spezialisten unterstützen sie dabei mit Tipps und Tricks.

Am Ende des zweiten Low-Code-Workshops erfüllt die App bereits alle Anforderungen der Abteilung. Nur etwas fehlt noch: Im Nachgang des Workshops realisieren die Protogrid-Ingenieure zusätzlich in enger Abstimmung mit der Konzern-IT eine automatische SAP-Synchronisierung.

Seither wickeln die Sozialarbeiterinnen ihre tägliche Arbeit komplett in der neuen App ab und können sich voll auf die Arbeit mit ihren Klienten konzentrieren. Die Benutzerinnen optimieren ihre App laufend und fügen immer wieder eine neue Funktionalität hinzu. Bei Bedarf ziehen Sie hierfür die Protogrid-Ingenieure punktuell zur Unterstützung bei.

Fazit: In weniger als einem Monat wurde eine neue Low-Code-Anwendung produktiv eingeführt und eine lebendige Citizen-Developer-Kultur begründet. Dabei konnten Anforderungen erfüllt werden, für die es ansonsten keine andere Lösung gegeben hätte als weiterhin mit unterschiedlichen Tabellenkalkulationen, Dateiablagen und Drittsystemen herumzujonglieren.

Was ist Protogrid?

Protogrid ist eine Schweizer Plattform für webbasierte, plattformunabhängige und somit zukunftssichere Geschäftsanwendungen. Protogrid wurde 2012 von den ETH-Ingenieuren der ATEGRA AG entworfen . Seitdem wird Protogrid in den unterschiedlichsten Branchen erfolgreich für massgeschneiderte Geschäftsapplikationen eingesetzt und nicht zuletzt wegen der aufgeräumten und benutzerfreundlichen Oberfläche geschätzt.

Skyline Zürich
Der Hauptsitz von Protogrid befindet sich in Zürich an der Kreuzstrasse 60 .

Protogrid wird stetig an die sich wandelnden Software- und Hardware-Systeme angepasst sowie weiterentwickelt, sodass die Kunden sowohl von einer hohen Zukunftssicherheit als auch laufend von neuen innovativen Features profitieren.

Welche Handlungs­optionen bestehen?

Da für Low-Code weder Software installiert noch Server aufgesetzt werden müssen und auch keine speziellen technische Kenntnisse erforderlich sind, kann prinzipiell jede Führungskraft und jedes Team selber die Initiative ergreifen. Analog wie beim Erstellen einer neuen Tabellenkalkulation muss die IT nicht involviert werden.

Die folgenden fünf Vorgehensweisen haben sich bewährt:

  • Durchführung eines Workshops mit Citizen-Developern
  • Evaluationsbetrieb zum Sammeln eigener Erfahrungen
  • Transformation einer bestehenden Tabellenkalkulation in eine neue Low-Code-Anwendung
  • Direkt selber eine Test-App erstellen, um einen möglichst realitätsnahen Eindruck von der Arbeit mit einer Low-Code-Plattform zu gewinnen
  • Beim nächsten geplanten Software-Entwicklungsprojekt eine Vergleichsofferte mit Low-Code einholen oder einen Proof-of-Concept erstellen

Unser  Low-Code Assessment gibt Ihnen eine Empfehlung zur besten Vorgehensweise ab. Es dauert 1 - 2 Minuten und liefert ohne Angabe von Kontaktdaten umgehend ein konkretes Resultat.

Falls Sie Low-Code gegenüber eher skeptisch eingestellt sind oder falls Sie die Technologie einfach erstmal näher kennenlernen möchten, führt Ihnen einer unserer Ingenieure gerne live vor, wie er gemäss Ihren Vorgaben innert Minuten einen Proof-of-Concept realisiert. Buchen Sie dazu einen passenden  Online-Termin.

Alternativ können Sie uns auch eine  E-Mail mit Ihren Anforderungen und Vorstellungen senden. Stichworte reichen dabei völlig aus. Unsere Ingenieure geben Ihnen dann direkt Feedback, ob eine Umsetzung mit Low-Code sinnvoll ist und wie diese gegebenenfalls aussehen könnte.

Low-Code - Zukunft der Applikationsentwicklung?

Sonja Blum am 2023-05-05
Mit «Low-Code» werden Entwicklungsumgebungen bezeichnet, in welchen Applikationen mit «wenig Code» erstellt werden können. Dies bedeutet konkret, dass eine App grösstenteils bis vollständig durch optische Elemente statt Programmier-Code definiert werden kann. Statt das Datenmodell mittels ER-Modell («entity relationship model») festzulegen und in SQL zu implementieren, können einzelne Datensätze intuitiv mittels Links verknüpft werden. Das Datenmodell und die Datenbanken werden dann automatisch entsprechend angepasst, ohne dass sich der Entwickler weiter darum kümmern muss. Für die Benutzeroberfläche können Eingabefelder zusammengeklickt und Buttons mit verschiedenen Aktionen hinterlegt werden. So sieht die Vision der Low-Code-Entwicklung aus. Low Code
Low-Code verfolgt dabei folgende Ziele: Einfache Entwicklung, agile Anpassung, mobiler Zugriff, automatische Software-Verteilung und einfache Wartbarkeit. Diese Ziele bringen mehrere Vorteile:
  • Dank einer einfachen Entwicklung sinken die Entwicklungskosten – nicht nur, weil es schneller geht, sondern auch, weil meistens auch die Endbenutzer einen Teil zur Entwicklung beitragen können.
  • Dank agilen Anpassungen können Applikationen schneller produktiv genutzt werden – falls später ganz unerwartet doch noch eine zusätzliche Anforderung auftaucht oder sich sogar das Modell ändern sollte, kann dieses im Nachhinein einfach wieder geändert werden.
  • Durch den mobilen Zugriff können neue Arbeitsplatzformen geschaffen werden – beispielsweise wird Home-Office möglich, was wiederum die eigenen Mitarbeiter motiviert und Ihre Effizienz fördert.
  • Mittels automatischer Software-Verteilung wird die interne IT entlastet – neue Ressourcen werden frei und es können strategische Projekte angegangen werden.
  • Die einfache Wartbarkeit verringert die Betriebskosten («total cost of ownership») und verlängert die Betriebslaufzeit («application life cycle») - da eine Low-Code-Applikation nicht mehr aus mehreren tausend Zeilen Code besteht, ist jederzeit eine schnelle Einarbeitung möglich und kann die Applikation problemlos über viele Jahre gewartet werden.
Aber hält dieses Versprechen einem Treffen mit der Realität stand? Wir haben mit unserer Low-Code-Plattform Protogrid eine mittelkomplexe Applikation implementiert. Wir haben diese Entwicklung aufgezeichnet und mit einer herkömmlichen Entwicklung verglichen. Um einen fairen Vergleich ziehen zu können, haben wir hierfür eine Funktionspunkteanalyse durchgeführt. Aufgrund der Kundenanforderungen ergaben sich 3450 Funktionspunkte.
Umgesetzte Applikation
Wenn man nun diese Funktionspunkte in Personenmonate für eine herkömmliche Java-Entwicklung umrechnet, erhält man 18.8 Monate, also etwa 500'000 Franken. Das real mit Protogrid umgesetzte Projekt kam dank Low-Code auf 2.6 Personenmonate oder 70’000 Franken. Dies entspricht gerade mal 14% der Java-Entwicklung!

Aber lohnen sich solche Investitionen am Ende auch wirklich? Nur weil etwas jetzt schnell und günstig ist, heisst es ja noch nicht, dass man alles kaufen muss, oder? Wir haben bei einem weiteren Entwicklungsprojekt mit Protogrid eine RoI-Analyse («Return on Investment») gemacht. Es ging dabei um die Optimierung des Bestellworkflows im Vertrieb. Die Annahme war, dass 50 Benutzer je 5 Fälle pro Tag bearbeiten, bei welchen Sie mit der neuen Lösung pro Fall 5 Minuten einsparen würden. Dabei sind diese 5 pro Fall Minuten sogar sehr knapp berechnet: Hier eine Adresse aus dem Adressverzeichnis suchen, da eine Mail suchen, dann noch den aktuellsten unter vielen Prospekten finden, etc.

Wie auch immer: All diese kleinen Einsparungen ergeben zusammen in einem Jahr 5208 Stunden. Bei einer Wertschöpfung pro Mitarbeiter und Stunde von 50 Franken entspräche dies etwa 260'400 Franken. Nach Abzug der Betriebskosten verbleibt immer noch ein beachtlicher Netto-Gewinn von 257'777 Franken. Erstaunlich, wie die Produktivität nur durch die Einführung einer kleinen, nützlichen Applikation gesteigert werden kann, nicht? Mit einem low-code-typischen Entwicklungspreis von 7'737 Franken beträgt der RoI somit 0.03 Jahre, also 0.36 Monate, oder nicht mal ganz 11 Tage. Nach weniger als 2 Wochen hat sich die Investition bereits amortisiert und sie beginnen mit sparen. Wissen Sie noch, woran sie vorletzte Woche gearbeitet haben?

Sind Sie interessiert und möchten wissen, welche Einsparungen mit Low-Code in Ihrem Unternehmen möglich sind? Dann melden Sie sich noch heute bei uns, und wir analysieren gemeinsam das Potenzial.

Die optimale Plattform für Software-Entwicklung für die nächsten 10 Jahre?

Gregor Weisser am 2023-03-29

Wie sieht die ideale Anwendungsentwicklungsplattform für die nächsten 10 Jahre aus? Wir haben uns diese Frage gestellt und stellen folgende Anforderungen:

1. Wir wollen flexibel bleiben und keinen Lock-In auf eine Plattform. Wir wissen nicht, welches unsere bevorzugte Plattform in drei Jahren sein wird: Windows? Android? iOS? Die User sollen die Anwendungen auf allen verbreiteten Plattformen nutzen können: Technisch gesehen sind das Windows, iOS, Android und der Web-Browser (die jeweils wichtigsten). Hardware-mässig resp. Bildschirmgrössen-mässig betrachtet sind das Smartwatches, Smartphones, Tablets, Notebooks und Desktops. Idealerweise entwickle ich eine Anwendung einmal und sie läuft auf allen Plattformen – ohne nennenswerten Zusatzaufwand. Das nennen wir gute Portabilität. Damit werden Kosten und Zeit eingespart.

2. Wir wollen schnell und günstig unsere Geschäftsanwendungen bekommen. Unsere oder Ihre Entwickler sollen von immer gleichen Tätigkeiten entlastet werden und sich auf die anwendungsspezifischen Spezialitäten konzentrieren – wie z.B. spezielle Algorithmen, Business-Logik, spezifische Schnittstellen. Dazu brauchen wir Tools die sog. “Rapid Application Development” unterstützen. Damit werden auch wieder Zeit und Kosten eingespart.

3. Wichtige Geschäftsdaten müssen überall greifbar sein. Gemäss Umfragen sind 3% bis 10% aller User wirklich mobil und benötigen Zugriff auf Geschäftsdaten unterwegs. Wirklich mobile User kennen die alltäglichen Unzulänglichkeiten der Versorgung mit stabilen, einigermassen schnellen Internet-Verbindungen in Zügen, Tunnels, Lifts, Kellern, Bunkern und an vielen anderen Orten. Z.T. sogar mitten in Zürich, 300 Meter vom Hauptbahnhof entfernt. Dazu brauchen wir offline-fähige Anwendungen, die auch dann 100% reibungslos funktionieren, wenn die Internet-Verbindung gerade wieder stottert.

4. In der Schweiz aber auch in multinationalen Unternehmen, müssen die Anwendungen mehrsprachig sein. Dazu wollen wir eine einfache Lösung, die von autorisierten und sprachkundigen Anwendern jederzeit bedient werden kann.

5. Wir haben bereits zahlreiche Server und ziehen es vor, wenn es nicht noch mehr werden. Eine Cloud-Lösung sollte uns entlasten: Wir benötigen keine weitere Server-Hardware, nicht mehr Platz, kein weiteres Sys-Admin-Personal und können jederzeit mehr User erfassen oder User löschen und somit auch von einem Monat auf den anderen kündigen.

6. Wir wollen Updates schnell und einfach ausrollen können. Global. Mindestens so einfach wie ein Update einer App auf einem Smartphone. Lieber noch einfacher: Die User sollen gar nichts tun müssen.

Für diese und weitere Anforderungen haben wir die Angebote von Google, Apple, Microsoft, IBM, Oracle und weiteren geprüft. Dabei war auch eine ganze Reihen von Open-Source-Software. Wir haben Prototypen entwickelt, wir haben Feasibility Studies durchgeführt, wir haben getestet. Wir wollten wissen, wer die beste Plattform bietet.

Unsere Antwort: www.protogrid.com !

Und bei all diesen Vorteilen ist Protogrid sogar kostenlos.

Protogrid ist kostenlos für bis zu zwei Anwender und eine beliebige Anzahl von Applikationen.